การจัดตารางเวลาทำงาน ถือเป็นหนึ่งในภารกิจสำคัญของฝ่าย HR (Human Resource) และหัวหน้างาน โดยเฉพาะองค์กรที่มีการทำงานเป็นกะ เพราะนอกจากจะต้องจัดสรรกำลังคนแล้ว ยังต้องคำนึงถึงวันลา วันหยุด ชั่วโมงการทำงาน และกฎหมายแรงงานที่เกี่ยวข้อง 

ทำให้การมีระบบทรัพยากรบุคคล เข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระให้ HR และเอื้อให้พนักงาน เข้าใจรูปแบบการทำงานของตัวเองยิ่งขึ้น แต่หากยังไม่แน่ใจว่าควรเปลี่ยนไปใช้ระบบออนไลน์ดีไหม ลองมาดูข้อเสียของการจัดตารางงานผ่าน Excel กัน

1. ข้อมูลไม่เรียลไทม์

หนึ่งในข้อจำกัดสำคัญของการใช้ Excel หรือเอกสารกระดาษ คือ ข้อมูลไม่สามารถอัปเดตแบบเรียลไทม์ได้ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงตารางงาน พนักงาน หรือหัวหน้างานต้องคอยส่งต่อข้อมูลผ่านอีเมล โปรแกรมแชต หรือโทรศัพท์ ทำให้มีโอกาสเกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อน 

นอกจากนี้ หากมีการแก้ไขตารางงานหลายครั้ง ในระหว่างเดือน อาจทำให้เกิดปัญหาใช้ไฟล์คนละเวอร์ชัน ส่งผลให้ข้อมูลที่นำไปใช้งานไม่ถูกต้อง

2. เสียเวลาในการตรวจสอบ

การจัดตารางงานในแต่ละเดือน จำเป็นต้องอาศัยการตรวจสอบข้อมูลหลายด้านพร้อมกัน ไม่ว่าจะเป็น วันลา วันหยุด จำนวนชั่วโมงการทำงาน กะงาน และจำนวนพนักงานในแต่ละช่วงเวลา ทำให้ HR ต้องมานั่งเปิดหลายไฟล์ หรือหลายหน้าต่าง เพื่อเทียบตารางงานเดิม กับตารางงานใหม่

ยิ่งในองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก หรือมีหลายสาขา การแก้ไขข้อมูลเพียงเล็กน้อย อาจต้องตรวจสอบตารางงานใหม่ทั้งหมด ซึ่งเป็นการเพิ่มภาระงาน ให้กับฝ่าย HR

3. แก้สูตรคำนวณได้ยาก

แม้ Excel จะช่วยคำนวณชั่วโมงการทำงาน และค่าล่วงเวลาได้ แต่การตั้งค่าสูตรต่าง ๆ มักมีความซับซ้อน และต้องอาศัยความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน หากมีการแก้ไขสูตรผิดเพียงเล็กน้อย อาจส่งผลให้การคำนวณเวลาทำงาน วันลา หรือ OT คลาดเคลื่อนได้

นอกจากนี้ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างการทำงาน หรือเพิ่มเงื่อนไขใหม่ ๆ เช่น กะพิเศษ วันหยุดนักขัตฤกษ์ หรือการคิดค่าล่วงเวลา การปรับแก้สูตรใน Excel ก็อาจทำได้ยาก

ขอบคุณข้อมูลจาก https://cloud-ta.com/